Metoda 5WHY, czyli „5 x dlaczego” jest fantastycznym narzędziem do wykrywania źródłowych przyczyn błędów w procesach. Jest bardzo pomocna również w przypadku zarządzania czasem lub innych procesach życiowych i rozwojowych. Najważniejsze, by stosując metodę 5 x dlaczego nie zatrzymać się na słowie „błąd”, bo w naszej kulturze jest ono na cenzurowanym i sprawia, że od razu blokujemy się na zmianę. Sprawdź zatem, jak poprawnie korzystać z metody 5 x dlaczego.
5 x dlaczego – dlaczego warto?
Celowo używam definicji z systemu zarządzania jakością (ISO), by przy okazji omawiania 5WHY poszerzyć Twoją perspektywę. Chodzi mi o zbadanie Twojego nastawienia do procesów. Jakie ono jest – trwałe czy rozwojowe? To ma ogromne znaczenie, bo jeśli mówisz, że to Ci się i tak nie uda, to najpierw czas zająć się mindsetem. Jeśli mówisz przynajmniej tak: JESZCZE czegoś nie potrafię, ale kiedyś nauczę się, to szanse na powodzenie rosną diametralnie.
Zatem jakie masz podejście do metody 5WHY – narzędzia do wykrywania źródłowych przyczyn wystąpienia problemu? Zakładam, że przynajmniej widać światło w tunelu, zatem jedziemy dalej!
W poście Znajdź swoje dlaczego opisałam ideę metody jak i listę raf, na które trzeba uważać. Tutaj „pobawimy” się już matrycą 5WHY, która jest moją autorską metodą. Jestem przekonana, że przypadnie Ci do gustu.
Kluczem są pytania i trzeba nauczyć się je zadawać, by nakierowywały Twoje myśli na POGŁĘBIANIE zagadnienia. Co tu dużo mówić, na wagę złota są chęci do odgrzebania prawdziwych motywacji. Nie powinien dziwić Cię fakt, że nie każdy ochoczo rzuci się do drążenia. Pod piętą możesz czuć, że Twoja samoocena zostanie nadwyrężona. No i tu kolejne pytanie o mindset, co zwycięża – ciekawość, czy coś innego? Stawiam mimo wszystko na Twoją ciekawość, przynajmniej w wersji light: – Ty rób, a ja sobie popatrzę, co z tego będzie…
Jak działa matryca 5WHY?
Matryca 5x dlaczego zawiera trzy kolumny z polami do wypełnienia odpowiedzi na pytanie i strzałkami wskazującymi kierunek rozchodzenia się Twoich myśli. Podążasz za pytaniami, a matryca pozwala Ci je usystematyzować i pilnować drogi. Przy strzałce jest miejsce na wpisanie sformułowanego pytania. Słowo „dlaczego” znajduje się na ikonie sugerującej kierunek poruszania się. Zostało wpisane w wersji angielskiej tylko dlatego, że jest krótkie i mieści się na grafie.
Pobierz matrycę 5WHY
Stosując metodę 5 x dlaczego startujesz od lewego górnego rogu wpisując pierwsze pytanie. Kolejne dwie kolumny zapiszesz, kiedy okaże się, że któraś odpowiedź wymaga rozbicia na przynajmniej dwa logicznie rozłączne pytania, tak jakby rozchodził się nurt rzeki. Proponuję dodatkowo użyć kolorów, by te rozgałęzienia widzieć.
Między kolumnami są podwójne strzałki. Sama wybierzesz, w którą stronę zostaną skierowane. Proponuję kolorem zakreślić właściwy kształt. Taka wizualizacja powinna pomóc Ci zobaczyć „kręte ścieżki rozumowania”.
Scenariusz 1
Jeśli Twój tok myślenia przyczynowo-skutkowego jest klarowny i każde pytanie naturalnie wskazuje jedną odpowiedź, to poruszasz się tylko w obrębie pierwszej kolumny. Jeśli nie starczy Ci jednego arkusza, to poniżej dokładasz kolejny i kolejny, nie kombinując na boki. Jednak taki scenariusz jest raczej rzadkością.
Scenariusz 2
Twoje odpowiedzi wskazują, że powinnaś zadać dwa, jak nie więcej pytań uszczegóławiających. Pozostań przy dwóch, bo często więcej opcji i tak zeszłoby się w jednym nurcie. Wówczas jedno pytanie zapisujesz w kolumnie pierwszej, poniżej odpowiedzi, a drugie w kolumnie obok, ale w tym samym wierszu. Nie zaczynasz od góry kolumny drugiej, tylko przeskakujesz w prawo na tym samym poziomie. Zakoloruj strzałkę, by pokazywała w prawo i kontynuuj z dwoma nurtami myśli – jeden w kolumnie pierwszej, a drugi w drugiej.
Scenariusz 3
Kolejny raz potrzeba rozdzielić ścieżki rozumowania. Wskakujesz do kolumny trzeciej na podobnych zasadach jak wpisałaś myśli w drugiej. Jak rozgałęzienie dalej postępuje, to raczej zalecam przenieść pytanie na osobny arkusz z matrycą niż ścibolić na tym samym. Niech to będzie zadanie „na potem”.
Jak poznam, że jest koniec 5WHY?
Po wpisaniu właściwej odpowiedzi, która zadowoli Cię w danej chwili, poczujesz efekt WOW! Będziesz wiedziała, że Twoja łopata stuknęła o skrzynię ze skarbem dlaczego. Może się zdarzyć, że nie poczujesz. Wcześniej zirytuje Cię ta praca. To normalne, też tak może być i jest to dobry objaw. Jak za bardzo wychodzimy ze strefy komfortu, to nasza gadzia część mózgu dostaje bodziec – walcz albo uciekaj. I zależnie od nastawienia, patrz paragraf powyżej, gdzie mowa o mindsecie, zdecydujesz o losach Twojej matrycy. Szczęśliwie możesz podchodzić do niej tyle razy, ile uznasz za stosowne. Polecam nie wyrzucać matryc, przez jakiś czas. Są kopalnią naszych przekonań i wspaniałym materiałem do pracy. Nierzadko zdarza się, że trzeba rozpisywać pytania do odrębnych matryc, bo zamiast dwóch nowych nurtów mamy całe rozlewisko.
Z chwilą, kiedy dotrzesz do skrzyni i zdecydujesz się ją otworzyć, nastąpi bardzo ważny moment. Oznaczysz pierwszy kamień milowy w zarządzaniu czasem. Będzie to chwila, kiedy przyporządkujesz swoje dlaczego do pewnej grupy procesów, które trzeba przejść, by osiągnąć zamierzony cel. Zdecydujesz, o kierunku podróży rozwojowej.
Jak pisałam w poście otwierającym cykl ZARZĄDZANIE CZASEM SOBĄ Podróż w głąb siebie mamy do wyboru poniższe destynacje:
- UCIECZKA OD SŁABOŚCI
- MARATON Q RADOŚCI
- PODKRĘCENIE PRODUKTYWNOŚCI
Quo vadis? A Ty dokąd zmierzasz?
