Istnieje duże prawdopodobieństwo, że obiła Ci się o uszy fraza „znajdź zwoje dlaczego”. To za sprawą Simona Sineka, twórcy idei Złotego kręgu, jest o tym głośno w branży rozwojowej. Ogólnie rzecz ujmując Sinek inspiruje ludzi, by zdefiniowali swoje życiowe DLACZEGO i robili to, co ich inspiruje. (Czyli znali odpowiedź na pytanie „dlaczego robią, to co robią?”). Opracował metodę pomagającą odszukać osobiste credo i opisał ją w książce o właśnie takim tytule: „Znajdź swoje DLACZEGO”. Ale co ma wspólnego ten temat z zarządzaniem czasem dowiesz się poniżej…
Złoty krąg a zarządzanie czasem – co mają wspólnego?
Zrozumienie jak działa Złoty krąg i dlaczego jesteśmy pod jego wpływem, pozwoli nam eliminować podejmowanie tych działań, które nie przynoszą efektów. Dotyczy to życiowego DLACZEGO (jak u Sineka) jak i każdego innego procesu poszukiwania sensu naszych działań, a to bezpośrednio wiąże się z zarządzaniem czasem! Jak jeszcze nie czytałaś wpisu Zacznij od dlaczego, to serdecznie zapraszam. Tam opisuję ten mechanizm.
Idea Złotego kręgu wyjaśnia jak podejmujemy decyzje,
które ważą na procesie zarządzania czasem / sobą.
Czyli co? Zarządzenie czasem mam zacząć od szukania swojego życiowego DLACZEGO?
Nie jest to na szczęście konieczne, bo proces jest dość czasochłonny i wymaga wsparcia. Mam w zanadrzu coś prostszego, na już, dla MAŁEGO DLACZEGO, które wystarczy do zarządzania czasem. Niemniej o tym po co mamy szukać odpowiedzi na pytanie dlaczego robimy, to co robimy koniecznie poczytaj w poście Zacznij od dlaczego.
Szukając swojego dlaczego możesz skorzystać z metody alternatywnej do tej proponowanej przez Sineka, którą szczerze polecam. Jest banalnia prosta i niesamowicie skuteczna. Robi furorę w świecie produkcyjnym i po dziś dzień stanowi jeden z filarów Systemu Produkcyjnego Toyota. Zatem naprawdę warto ogarnąć tę metodę! Opracował ją, lata temu, Sakichi Toyoda[1] jako narzędzie do wykrywania źródłowych przyczyn wystąpienia problemu. Nadano jej bardzo intuicyjną i wiele mówiącą nazwę 5WHY („5 x dlaczego”). A że mam doświadczenie we wdrażaniu na produkcji systemu zarządzania jakością ISO 9001, to wiem o czym mówię 😉
Jak działa metoda 5 x dlaczego?
Stosując metodę 5 x dlaczego (5WHY), zadajesz kaskadowo wiele pytań zaczynając zawsze od słowa dlaczego. Każde kolejne pytanie dotyczy udzielonej odpowiedzi na wcześniejsze. Dlaczego coś tam? bo tata dam. Dlaczego tata dam? bo blebleble. Dlaczego blebleble? bo tralala itd. To jak ciągłe kopanie w głąb, a o to nam chodzi, by łopata uderzyła w skrzynię ze skarbem z naszym ukrytym DLACZEGO. Prawda, że ultra proste? Tylko spróbuj, a… niestety okaże się, że jednak niekoniecznie. Jak zwykle diabeł tkwi w szczegółach, ale spokojnie, pokażę jak ominąć rafy.
Pobierz matrycę 5WHY
Rafa numer 1
Już wiesz, że metoda 5 x dlaczego jest banalnie prosta, gdy czytasz instrukcję. Gorzej z wykonaniem, zwłaszcza z zaangażowaniem, cierpliwością i dystansem. Dlaczego? Bo przypomina zachowanie małego dziecka, które nieustannie powtarza „dlaczego…, a dlaczego…”, a to nas, ludzi Zachodu, wkurza. Taki mamy mental, że drążenie sprawy, dociekanie sedna kojarzy się nam z porażką. Jeśli uda Ci się odłączyć od przekonania, że takie zadawanie pytań jest głupie, to okaże się, że możesz osiągnąć bardzo wiele.
Rafa numer 2
Zdarza się, że nie potrafimy odróżnić skutku od przyczyny i możemy kręcić się z naszym DLACZEGO w kółko.
– Dlaczego chcesz zarządzać czasem?
– bo nie mam czasu na wykonanie wszystkich zadań.
– Dlaczego nie masz czasu na wykonanie wszystkich zadań?
– bo nie zarządzam czasem.
Ale spokojnie, można z tego wyjść przy odrobinie praktyki i samozaparcia.
Rafa numer 3
Jak już wiesz, że nie lubimy drążyć, bo taki mamy mental, to rośnie pokusa wskazania od razu rozwiązania/odpowiedzi. To pułapka, bo nie widzimy wtedy ciągu przyczynowo-skutkowego. Jak to wygląda w praktyce?
– Dlaczego chcesz zarządzać czasem?
– bo nie mam czasu na wykonanie wszystkich zadań.
– Dlaczego nie masz czasu na wykonanie wszystkich zadań?
– bo mam ich za dużo.
– Dlaczego masz ich za dużo?
– bo nikt mi nie pomaga.
– Dlaczego nikt Ci nie pomaga?
– bo nie proszę o pomoc.
– Dlaczego nie prosisz o pomoc.
– bo nie mam siły…
Widzisz ile spraw jest wyszarzonych? Wszystkie obrazują proces, a Ty od razu przeskoczyłabyś do rozwiązania – Dlaczego chcesz zarządzać czasem? bo nie mam siły… To jest skutek! Gubisz potencjał do doskonalenia, obcinając obszary, które mają wpływ na skuteczne zarządzanie czasem. Oczywiście Twoją pierwszą myślą może być odpowiedź „bo nie mam siły”, ale na tym nie można skończyć, tylko potraktować to jako bazę do dalszego drążenia.
Rafa numer 4
Pochopne zrzucenie winy na człowieka bez pytań 5WHY to bardzo częsty problem w procesie używania metody. W praktyce produkcyjnej mówi się, że zazwyczaj człowiek, który wykonuje swoją pracę, chce ją wykonać dobrze. Nikt celowo nie popełnia błędów. Jeśli to robi, oznacza to, że proces/system/technologia mu na to pozwala. Dlatego przyczyn szuka się w procesie, a nie w człowieku. Orientacja na człowieka powoduje, że zaczyna się proces obwiniania, a nie rozwiązywania problemu.
Taką samą zasadę trzeba zachować w naszym MAŁYM DLACZEGO. Skupiając się na ludziach – oni, one, ja jestem winna, nieudolna itd. tracimy z oczu wszelkie możliwości doskonalenia. Nasze życie też składa się z procesów i tak je spostrzegaj pracując z metodą 5WHY. Szukaj rozwiązania w schemacie działań, a nie opiniach. Co mam na myśli? Zamiast mówić „oni mi robią ciągle wrzutę”, spójrz na proces: oni potrzebują wsparcia w swojej pracy -> pytają / proszą o pomoc –> zgadzam się –> mam przeładowany kalendarz. Jest różnica? Z procesem możesz pracować, z przekonaniami i opiniami nie w kategoriach zarządzania czasem, to inne pole do pracy.
Rafa numer 5
No i tu jest mega bomba – brak szczerości, oczywiście z samą sobą. Chyba nie potrzeba rozwinięcia. 😉
Rafa numer 6
Metoda, choć z nazwy mówi o 5-krotnym zadawaniu pytania, na tym nie kończy się. Kopiesz do dna! Jak wyjdzie 15-naście pytań, to cóż… trudno, trochę dłużej posiedzisz z tematem. Pytania należy zadawać wielokrotnie, czasem mogą się rozgałęziać, bo odpowiedź wskaże kilka kierunków, to też dobrze. A może się zdarzyć, że pierwsza lub kolejna odpowiedź okaże się trafna, i po kłopocie.
Rafa numer 7
Praca w pojedynkę z metodą 5 x dlaczego czasem wystarcza. Jednak są obszary, kiedy nie jest możliwe efektywne zrozumienie problemu, nie biorąc pod uwagę innych osób. Szczególnie jest to utrudnione, kiedy są one bezpośrednio zaangażowane w proces. Zatem nie bój się kopania w towarzystwie. Tylko nie obrzucajcie się błotem, ani nie kopcie po kostkach w trakcie procesu. Jak takie „klimaty” zaczną dominować, to wróć do rafy nr 4.
Jak zacząć stosować metodę 5WHY?
Dla ułatwienia wdrożenia w życie metody 5WHY opracowałam autorską matrycę 5WHY. Jeśli jesteś zainteresowana zapraszam do zapoznania się z zasadami jej użytkowania i praktycznymi wskazówkami. W poście o tytule: MATRYCA 5WHY – INSTRUKCJA OBSŁUGI znajdziesz też szablon do ściągnięcia i przykłady jej wypełnienia.
Powodzenia!
Pobierz matrycę 5WHY
[1] Sakichi Toyoda (1867 – 1930) japoński wynalazca, między innymi automatycznego krosna, założyciel firmy tkackiej, która stanowiła podwaliny późniejszego koncernu samochodowego Toyota.
